Soluzioni per il reparto Risorse umane

Per i reparti Risorse umane, l'amministrazione dei dipendenti, (compresa la gestione di ferie, assenze e nuovi assunti), le normative sull'impiego e la gestione delle prestazioni sono processi che richiedono un uso intensivo di documenti. L'uso del software di gestione del contenuto aziendale (ECM, Enterprise Content Management) ImageNow durante le anormali attività del reparto Risorse umane garantisce un'efficienza e un risparmio in termini di costi che è possibile quantificare.

Con ImageNow, il personale del reparto Risorse umane può acquisire elettronicamente documenti sui dipendenti, ad esempio CV, referenze e trattamenti di fine rapporto, quindi archiviarli in un repository centrale protetto. Gli utenti autorizzati possono recuperare i documenti con un solo clic da una qualsiasi applicazione aziendale. Inoltre, il potente workflow di ImageNow consente di inviare automaticamente i documenti al destinatario corretto, risparmiando tempo e aumentando enormemente la produttività.

Integrazione perfetta

ImageNow si integra perfettamente con qualsiasi applicazione di gestione delle risorse umane esistente (ad esempio Microsoft Dynamics, SAP, Lawson, Oracle e altri) pertanto il personale, senza difficoltà, sarà in grado di:

Creare un repository protetto e ad accesso immediato per tutti i documenti correlati alle risorse umane
Eliminare fotocopie di record con la certezza e assicurare che il contenuto riservato resti tale
Semplificare assunzione, inserimento, gestione delle prestazioni, amministrazione dei dipendenti e altri processi
Distribuire automaticamente richieste di assunzione, CV, revisioni annuali e così via
Consentire l'accesso autonomo dei dipendenti a immagini e documenti digitali presenti nei file utilizzati
Visualizzare immediatamente imposte, indennità e altri documenti relativi alle risorse umane per risolvere rapidamente eventuali discrepanze
Accedere rapidamente e facilmente ai record dei dipendenti per controlli interni o esterni
Ottenere un'integrazione perfetta con qualsiasi applicazione aziendale esistente (ad esempio Microsoft Dynamics, SAP, Lawson, Oracle e altri)
Migliorare la conformità e supportare le iniziative relative ai criteri di conservazione

ImageNow per i processi relativi alle risorse umane

Una tecnologia all'avanguardia, unita all'esperienza nel settore e a un provato successo, rendono ImageNow l'unica piattaforma in grado di garantire efficienza immediata nei seguenti processi:

Assunzione di dipendenti

ImageNow accelera il flusso di informazioni e assiste il personale dei reparti Risorse umane nel rilevare, gestire e condividere informazioni correlate all'assunzione dei dipendenti.

Utilizzando le soluzioni di Perceptive Software per l'assunzione del personale è possibile:

Acquisire automaticamente tutto il materiale del candidato in arrivo inviato tramite copia cartacea, fax ed e-mail e collegarlo ai record nell'apposito software di gestione, ovvero Oracle, PeopleSoft, JD Edwards, SAP, Lawson, Microsoft Dynamics e Datatel
Accedere con un solo clic a tutti i documenti relativi a un candidato
Inviare per via elettronica il materiale relativo al candidato affinché il team che si occupa delle assunzioni possa selezionare il candidato migliore ed estendere un'offerta
Monitorare i documenti del candidato tramite il workflow, in modo da poter essere sempre a conoscenza del posto occupato dai candidati nel ciclo di assunzione

Inserimento

ImageNow consente alle organizzazioni di accelerare il flusso di informazioni dai dipendenti al team delle risorse umane e ad altri, per garantire un rapido inserimento dei dipendenti nei nuovi ruoli.

Utilizzando le soluzioni di Perceptive Software per l'inserimento di nuovi dipendenti, è possibile:

Informare automaticamente i reparti delle nuove assunzioni
Creare un repository protetto e ad accesso immediato di tutti i file del personale
Collegare immagini di documenti, ad esempio passaporti, patenti di guida e certificati comprovanti la cittadinanza, ai record del software delle risorse umane per consentirne il recupero immediato
Rilevare rapidamente i documenti mancanti e le pratiche legali per verificarne la conformità
Consentire l'accesso remoto ai documenti per le organizzazioni con più postazioni o con personale che lavora fuori sede

Gestione dei dipendenti

ImageNow automatizza i processi relativi alla gestione delle risorse umane, eliminando i colli di bottiglia "cartacei" e riducendo gli errori. Processi che prima richiedevano ore, adesso possono essere completati nel giro di pochi secondi.

Utilizzando le soluzioni di Perceptive Software per la gestione dei dipendenti, è possibile:

Collegare documenti a record in qualsiasi applicazione aziendale, incluso il software per le retribuzioni, per un recupero semplice e immediato
Accedere con un solo clic a tutti i documenti correlati al record di un dipendente, inclusi i moduli di accredito diretto e le richieste di ferie
Risolvere con prontezza eventuali discrepanze grazie alla visualizzazione immediata di imposte, indennità e altri documenti relativi alle risorse umane
Migliorare la privacy dei dipendenti eliminando fotocopie dei record ad essi relativi

Attività svolte autonomamente dai dipendenti

ImageNow si integra perfettamente con Microsoft SharePoint o con altri portali familiari, consentendo ai dipendenti l'accesso con un solo clic a immagini digitali e documenti elettronici autorizzati nei relativi file del personale.

Consentendo ai dipendenti l'accesso diretto ai propri file del personale, ImageNow permette al reparto risorse umane di tagliare i costi e di eseguire una quantità maggiore di lavoro con un numero minore di risorse.

Utilizzando le soluzioni di Perceptive Software che consentono ai dipendenti di svolgere autonomamente diverse attività, è possibile:

Assegnare maggiore autonomia ai dipendenti con le immagini digitali e i documenti elettronici indipendentemente dall'ora o dalla posizione
Eseguire l'integrazione con Microsoft SharePoint o con altri portali dei dipendenti, offrendo un ambiente facilmente accessibile
Tenere facilmente traccia di ogni accesso ai documenti per controlli interni o esterni
Attivare le funzionalità di protezione per un accesso flessibile ai documenti

Controllo Risorse umane

Utilizzando ImageNow, il personale del reparto Risorse umane dispone di un mezzo di facile utilizzo con cui tenere traccia e registrare i processi relativi ai documenti necessari per assolvere agli obblighi normativi e aziendali. Inoltre, ai revisori possono essere concessi privilegi di accesso temporanei ai documenti elettronici, eliminando la necessità di cercare e recuperare cartelle cartacee.

Utilizzando le soluzioni di Perceptive Software per il controllo delle risorse umane, è possibile:

Automatizzare facilmente il workflow per raccogliere e inoltrare documenti ai revisori
Individuare documenti pertinenti al processo di verifica in tempo reale
Visualizzare immediatamente e-mail, stampare o esportare copie esatte di documenti, strumento utile a sostegno di una presentazione di documenti per un controllo o una controversia legale
Consentire l'accesso remoto ai documenti per i revisori da un browser Web o da un portale come Microsoft SharePoint